Die besten und kreativsten Momente hat, wer sich austoben und ein Chaos veranstalten kann. Dafür braucht es allerdings eine gewisse Struktur – denn wer schon im Chaos lebt, hat keinen Raum für ein neues. Diese Worte von GTD-Begründer David Allen gelten auch für Ihren Computer. Hier einige Tipps für solides Dateimanagement.
Eine robuste Dateiorganisation kann das Auffinden von Dokumenten im Arbeitsalltag massiv beschleunigen. Wir haben einige Tipps, von denen auch fortgeschrittene Nutzer und Power User profitieren können.
Scheuen Sie nicht davor zurück, eine ausgeprägte Ordnerstruktur zu erstellen und auch Unterordner ineinander zu verschachteln. Wenn Sie auf macOS im Finder die Spaltenansicht verwenden, können sie auch Ordnerstrukturen mit mehreren Unterebenen unaufwendig navigieren.
Um eine logische, nicht-alphabetische Reihenfolge zu forcieren (z.B. den chronologischen Auftragsfluss bei einem Projekt), können Sie Zahlen zu Beginn des Ordnernamens verwenden.
Auf Windows können Sie sich einige Funktionen des Windows-Explorer zu Nutze machen, um schneller zu navigieren. Sehr empfehlenswert ist, häufig benutzte Ordner per Rechtsklick und "An Schnellzugriff anheften" in der Seitenleiste permanent anzuzeigen. Für die ganz Fortgeschrittenen unter Ihnen lohnt sich auch das Erstellen von eigenen Bibliotheken.
Es ist empfehlenswert, wichtige und häufig verwendete Ordner an einem zentralen Ort zu behalten. Speichern Sie nicht die Hälfte Ihrer Dateien unter „Dokumente“ und die restlichen auf dem Desktop, in den Downloads und an zwölf anderen Orten.
Erstellen Sie Ihren zentralen Speicher an einem Ort, der bestenfalls in der Cloud ist und von überall zugänglich ist, falls Sie Ihr Gerät verlieren oder einmal nicht zur Hand haben. Möglich ist dies beispielsweise mit der lokalen Dropbox-App, OneDrive oder durch iCloud-Synchronisierung auf macOS.
Nutzen Sie Verknüpfungen bzw. Aliasse, damit Sie trotzdem schnellen Zugriff auf diese Ordner oder auch darin enthaltene Dokumente haben, ohne sie ständig auf dem Desktop abzulegen. Unter macOS erzeugen Sie ein Alias im Menü „Ablage“ oder mit Ctrl-Cmd-A, welches Sie dann an einen beliebigen Ort ziehen können. Im Windows-Explorer können Sie die Option „Verknüpfung erstellen“ beim Rechtsklick verwenden.
Diese Verknüpfungen sind mit einem kleinen Pfeilsymbol markiert. Sie können Verknüpfungen löschen und verschieben, ohne dass die originalen Inhalte dabei betroffen sind.
