Heute arbeiten wir alle vermehrt mit digitalen Geräten, um unsere Arbeit zu erledigen. Hierbei können viele Programme und Tools unser Arbeiten beschleunigen. Noch nicht alle schöpfen dabei schon das volle Potenzial digitaler Tools aus. Hier einige fortgeschrittene Tipps, um effizienter zu arbeiten.
Viele arbeitsrelevante Apps, welche wir täglich benutzen, funktionieren mittlerweile über das Web und somit einen Browser, wie z.B. Google Chrome oder Firefox. Das Problem liegt darin, dass das stetig offene Portal zum Internet uns so schnell zu Ablenkungen verleitet und sich mit der Zeit neue Tabs öffnen, die am Ende des Arbeitstages nur noch im entfernten Sinne mit produktiver Arbeit zu tun haben.
Abhilfe schaffen und eine gute Übersicht bieten über die Vielzahl an Web Apps, welche man täglich benötigt, das sollen neue Browser wie «Station» oder «Biscuit» bringen.
Hier ein Beispiel der Funktionsweise von Biscuit. Es können in der linken Seitenleiste Apps hinzugefügt und in Gruppen organisiert werden, welche die Tools abbilden, zwischen denen man während der Arbeit wechselt. Die App «Station» geht noch weiter und zeigt standardmässig auch keine Adresszeile am oberen Fensterrand an – die Navigation erfolgt lediglich innerhalb der Web Apps und zwischen den einzelnen eingerichteten Links in der Seitenleiste.
Biscuit (macOS & Windows): https://eatbiscuit.com/
Station (macOS & Windows): https://getstation.com/
Text Expansion-Programme können helfen, häufig verwendete Phrasen oder Texte jederzeit schnell einzufügen. Das funktioniert wie folgt: Man erstellt in einem Programm wie PhraseExpress oder TextExpander Textbausteine, die nützlich sind, und weist diesen dann ein Kürzel zu. Gibt man dieses Kürzel irgendwo in einem Programm ein, wird es automatisch durch den Textbaustein ersetzt.
Dies eignet sich besonders, um beim Verfassen von Mails Zeit einzusparen. Ganze vorgefertigte Blöcke für wiederkehrende E-Mails können so automatisch eingesetzt werden, zum Beispiel die eigenen Bankangaben oder ein Standardtext, welchen man bei jedem Offerten-E-Mail einfügt.
PhraseExpress (Windows): https://www.phraseexpress.com/de/
TextExpander (macOS & Windows): https://textexpander.com/
Mit Programmen wie OneNote, welche über Windows-N das Erstellen einer «schnellen Notiz» erlauben, oder Notizblöcken, welche per Tastenkombination immer aufrufbar sind, wie nvALT oder Notation, lassen sich herumschwirrende Gedanken, Ideen und Tasks schnell in ein System ablegen, sodass man fokussierter weiterarbeiten kann und nichts vergessen geht.
OneNote ist Teil von Office 365, das Quick Capture-Fenster ist allerdings bislang nur in der Desktopanwendung OneNote 2016 auf Windows verfügbar.
Notation (macOS): https://notation.studio.design/
nvALT (macOS): https://brettterpstra.com/projects/nvalt/
Eine eher obskure Funktion in Windows, die wenige Benutzer kennen, sind Symbolleisten in der Taskleiste. Sie erlauben schnellen Zugriff auf alle Unterordner und Dateien eines bestimmten Speicherortes. So können Sie zum Beispiel auf alle Geschäftsdokumente in einem Dropdown mit wenigen Mausklicks von überall im System schnell zugreifen. Eine Symbolleiste kann über einen Rechtsklick auf eine leere Fläche der Taskleiste hinzugefügt werden unter «Symbolleisten» > «Neue Symbolleiste». Als vergleichbare Alternative auf macOS können wichtige Ordner als Stapel im Dock verknüpft werden.
Mit dem macOS-Feature Quick Look können Sie blitzschnell den Inhalt von Dokumenten, Bilddateien und anderen Dateitypen ansehen, ohne diese öffnen zu müssen. Das ist besonders nützlich, um durch eine grössere Liste von Dateien zu stöbern, um etwas bestimmtes zu finden oder Inhalte zu vergleichen.
Um die Vorschau anzuzeigen, können Sie einfach die Leertaste drücken, wenn eine Datei im Finder ausgewählt ist. Auch auf Windows kann diese Funktion durch das Drittanbieterprogramm «Quick Look» aus dem Microsoft Store imitiert werden.
Quick Look auf macOS ist ein integriertes Feature im Finder.
Quick Look (Windows): https://www.microsoft.com/de-de/p/quicklook/9nv4bs3l1h4s
