Wer kennt es nicht, das Gefühl, nicht produktiv genug zu sein? Es ist manchmal schon schwer, mit der Arbeit an Aufgaben zu beginnen, und dann kann die effektive Arbeitszeit oftmals die Erwartungen übersteigen. Hier zwei Techniken, um gleich beide Probleme anzugehen.
Die Prokrastination hat uns allen schon jedweden potenziell produktiven Arbeitstag genommen und diesen in ein endloses Loch stumpfsinnigen Zeitverschleisses auf sozialen Medien, mit Internetvideos oder anderen Unterhaltungsmedien transformiert. Wir tun dies, wenn die nächsten Schritte eines Projektes noch so unklar sind, dass wir kognitive Organisationsarbeit leisten müssen, oder dieser Typus an Auftrag uns schlicht nicht besonders zum Handeln motiviert.
Dagegen helfen kann das Timeboxing, eine Technik der Projektplanung, die auch für persönliches Zeitmanagement verwendet werden kann. Bei dieser Methode wird für eine Aufgabe oder ein Projekt ein zeitlich abgegrenzter Block (die «Timebox») eingeplant. Arbeit wird immer die Zeit ausfüllen, die sie für ihre Ausführung erhält. So können Sie sicherstellen, dass Sie möglichst effektiv arbeiten. Timeboxing bringt gleich mehrere Vorteile:
Timeboxing funktioniert langfristig allerdings nur, wenn man es genügend ernst nimmt und sich auch wirklich an die zeitlichen Vorgaben hält – das gilt sowohl für den Anfang als auch für das Ende. Hier kann ein einfacher Wecker auf dem Handy oder eine Timeboxing-App helfen. Wie Sie das Timeboxing dann ganz genau umsetzen, bleibt Ihnen überlassen – Sie können sich stundenplanmässig einen Tag im Kalender eintragen oder jeden Tag dieselbe Timeboxing-Routine verfolgen.
Wenn Sie nach einer Timebox noch nicht mit der Arbeit fertig sind, machen Sie nicht einfach unmittelbar weiter – so übergehen Sie die nötige Disziplin zur Einhaltung der Grenzen. Planen Sie sich, nach einer kurzen Pause, stattdessen eine neue Timebox etwas später ein. Je länger Sie Timeboxing nutzen, desto besser werden Sie auch im Abschätzen der Arbeitsdauer und werden dieses Problem immer seltener antreffen.
Eine vergleichbare Technik ist Pomodoro – eine Zeitmanagement-Technik, bei dem Arbeit in wiederholten und regelmässigen Intervallen erledigt wird. Pausen sind dabei strikt eingeplant und einzuhalten.
Ein Pomodoro-Zyklus besteht aus vier Arbeitssätzen zu je 25 Minuten, abgegrenzt mit fünf Minuten Pause. Am Ende des Zyklus steht eine längere Pause von 15 oder 30 Minuten an.
Auch bei dieser Methode gibt es nützliche Apps und Tools, die Ihnen helfen können. Be Focused auf Mac, Focus 10 im Windows Store oder auch die Webseiten Pomodoro Tracker oder TomatoTimer sind alles gute Optionen.
Pomodoro kommt mit ähnlichen Vorteilen wie das Timeboxing und ist für manche Einsteiger etwas einfacher umzusetzen, da die Zeiten bereits klar geregelt und diese Zyklen in den Apps und Webseiten ohne Einrichtung fest eingespeichert sind, was weniger Planung erfordert.
Probieren Sie also das nächste Mal, wenn Sie das Gefühl haben, nicht vorwärtszukommen, eine dieser beiden Zeitmanagementtechniken aus.
